Uno de los mayores errores de los autónomos es pagar más impuestos de los que les corresponde por no aplicar correctamente sus gastos deducibles. Conocer la lista completa y las reglas que marca Hacienda te puede suponer un ahorro real de cientos o miles de euros al año.
Índice de contenidos
Sección 1: La Regla de Oro – los 3 requisitos
Antes de revisar cada categoría de gasto, tienes que interiorizar la regla fundamental que aplica Hacienda. Un gasto es deducible si y solo si cumple los tres requisitos siguientes de forma simultánea. Si falla alguno, la deducción puede ser rechazada en una inspección.
Vinculado a la actividad económica
El gasto debe estar directamente relacionado con los ingresos que generas como autónomo. Hacienda puede exigirte que demuestres esa vinculación. Si hay un uso mixto (personal y profesional), solo podrás deducir la parte proporcional al uso profesional.
Justificado con factura (no vale ticket)
La prueba documental válida es la factura completa a tu nombre con tu NIF. Un simple ticket de caja no es suficiente para la deducción de IRPF (aunque sí puede ser suficiente para algunos gastos de IVA). Sin factura, no hay deducción.
Registrado en tu contabilidad
El gasto debe aparecer anotado en tu libro de facturas recibidas o en el registro de gastos correspondiente. No basta con guardarlo en un cajón; tiene que constar formalmente en tu contabilidad antes de la presentación del impuesto.
Deducir gastos claramente personales (vacaciones, ropa de calle, restaurantes sin cliente) como si fueran profesionales es la causa número uno de regularizaciones e inspecciones de Hacienda. Las sanciones van desde el 50 % hasta el 150 % de la cuota no ingresada. No merece la pena el riesgo.
Sección 2: Gastos deducibles por categorías
A continuación encontrarás las principales categorías de gasto, organizadas en acordeón para que puedas consultar solo lo que te interesa. Despliega cada apartado para conocer las reglas específicas, los límites y los matices que marca la normativa.
Si ejerces tu actividad desde tu vivienda habitual, puedes deducir una parte de los gastos de suministros del hogar (electricidad, gas, agua, internet, teléfono fijo). La fórmula que aplica Hacienda es:
% deducible = % m² afectos a la actividad × 30 %
Ejemplo: si tu oficina ocupa el 20 % de los m² de tu casa, podrás deducir el 20 % × 30 % = 6 % de los suministros.
- El porcentaje de m² afectos debe constar en el Modelo 036/037 (casilla de "local afecto a la actividad").
- Se aplica solo a suministros (luz, agua, gas, internet), no al alquiler de la vivienda.
- Si alquilas un local exclusivo para la actividad, el 100 % del alquiler y suministros es deducible.
- Hipoteca de la vivienda habitual: no es deducible aunque trabajes desde casa.
Es una de las áreas con más matices y donde Hacienda aplica mayor rigor. Hay que distinguir dos situaciones muy distintas:
| Perfil de autónomo | IVA deducible | IRPF deducible |
|---|---|---|
| Transportistas, taxistas, agentes comerciales, instructores de autoescuela | 100 % | 100 % |
| Resto de autónomos (uso mixto personal/profesional) | 50 % | Muy difícil |
- Transporte público y taxi: 100 % deducible con factura y justificación de la reunión o desplazamiento de negocio.
- Km en vehículo propio: Hacienda no acepta la deducción de km como tal; debe ser gasto de combustible con factura y vehículo afecto a la actividad.
- Multas de tráfico: nunca son deducibles, aunque te pongan la multa durante un desplazamiento profesional.
- Renting o leasing de un coche de uso mixto: Hacienda habitualmente rechaza la deducción en IRPF salvo prueba de afectación exclusiva.
Si necesitas vehículo para tu actividad y quieres deducirlo sin problemas, valora alquilar un vehículo comercial (furgoneta o similar): estos sí tienen presunción legal de uso exclusivo profesional al 100 %.
Las dietas y comidas de negocio son deducibles en IRPF si cumplen tres condiciones de forma simultánea. La normativa es más restrictiva desde la reforma de 2023:
- Día laborable: solo de lunes a viernes. Los fines de semana y festivos no se admiten salvo casos muy justificados.
- Pago electrónico obligatorio: tarjeta de crédito/débito, transferencia o Bizum. El pago en efectivo no es admitido.
- Establecimiento de restauración y hostelería: debe ser un local de hostelería con su correspondiente factura completa a tu nombre.
Límites diarios (2025)
- En España, sin pernoctar: 26,67 €/día
- En España, pernoctando: 53,34 €/día
- En el extranjero, sin pernoctar: 48,08 €/día
- En el extranjero, pernoctando: 91,35 €/día
- La comida debe realizarse fuera del municipio donde está tu centro de trabajo habitual para que compute como dieta desplazada.
- Comidas en el municipio habitual: solo deducibles si hay un cliente identificado. Hacienda puede exigirte datos del comensal.
Los gastos de tecnología son habituales en casi todos los perfiles de autónomo. Los criterios de deducción dependen del nivel de uso profesional.
- Ordenador, tablet o monitor: si es de uso exclusivamente profesional, 100 % deducible. Si hay uso mixto, se estima generalmente un 50 % (aunque Hacienda puede exigir justificación).
- Teléfono móvil (línea profesional): si tienes una línea separada para el negocio, es 100 % deducible. Si usas la misma línea para personal y profesional, el criterio orientativo es el 50 %.
- Internet de uso profesional: si trabajas desde casa, entra dentro del cálculo de suministros (ver sección anterior). Si tienes una línea exclusiva de empresa, es 100 % deducible.
- Software y suscripciones (SaaS): 100 % deducible si se usa para la actividad (programas de facturación, diseño, contabilidad, herramientas de productividad).
- Dominio web y hosting: 100 % deducible con factura. Son gastos habituales y bien aceptados por Hacienda.
- Videojuegos y streaming de ocio: nunca deducibles, aunque los uses en el ordenador de trabajo.
La compra de un ordenador o equipo tecnológico superior a 300 € no se deduce de golpe en el año de compra: se amortiza (reparte) a lo largo de varios años según las tablas de amortización de Hacienda. Pídele a tu asesor que lo aplique correctamente.
Esta categoría engloba gastos que son casi universales para cualquier autónomo. Son los más sencillos de deducir porque están muy bien documentados.
- Cuota de autónomo (RETA): 100 % deducible. Es el gasto más claro y Hacienda nunca lo cuestiona. Asegúrate de anotarlo en tu libro de gastos mes a mes.
- Asesoría, gestoría y abogados: 100 % deducible si el servicio se presta para la actividad (declaraciones de impuestos, contratos mercantiles, consultas fiscales).
- Seguro de responsabilidad civil profesional: 100 % deducible. Muy recomendable tenerlo en actividades de riesgo.
- Seguro médico privado: hasta 500 €/año por el titular autónomo, y hasta 500 €/año por cada miembro de la unidad familiar que incluyas (cónyuge e hijos menores).
- Formación y cursos: 100 % deducible si está relacionado con la actividad profesional. Incluye cursos online, libros técnicos, congresos y subscripciones a revistas especializadas.
- Publicidad y marketing: anuncios online (Google Ads, Meta Ads), diseño de logotipos, impresión de tarjetas o folletos. 100 % deducible con factura.
- Cuotas de colegio profesional: deducibles si la colegiación es obligatoria para ejercer la actividad. Si es voluntaria, puede ser cuestionada.
Bolígrafos, papel, carpetas, tóner de impresora… son 100 % deducibles siempre que se compren en un establecimiento dedicado al suministro de oficina y con factura nominativa. Las compras en supermercados, aunque sean los mismos productos, pueden generar problemas en inspección.
Sección 3: Ojo con la diferencia – IVA vs IRPF
Este es el punto donde más confusión existe entre los autónomos. Que un gasto sea deducible en IVA no significa automáticamente que lo sea en IRPF, y viceversa. Son dos impuestos con reglas distintas y Hacienda los revisa por separado.
Cuándo se deduce
Puedes deducir el IVA de un gasto si el bien o servicio se usa en el ejercicio de tu actividad, aunque sea parcialmente. La afectación exclusiva no es necesaria para el IVA.
Cuándo se deduce
Para IRPF, Hacienda exige que el gasto esté correlacionado con los ingresos de la actividad y a veces requiere prueba de afectación exclusiva o cuasi-exclusiva al negocio.
| Gasto | IVA deducible | IRPF deducible | Nota clave |
|---|---|---|---|
| Vehículo turismo (uso mixto) | 50 % | Muy difícil | El 50 % de IVA es automático; en IRPF exige afectación exclusiva. |
| Suministros del hogar | No | Sí (30 % × % m²) | El IVA de suministros domésticos no es deducible; el IRPF sí por ley. |
| Móvil uso mixto | 50 % | 50 % (orientativo) | En ambos impuestos se acepta el 50 % con uso mixto justificado. |
| Comida en restaurante | Sí (con factura) | Solo si hay dieta | El IVA de hostelería se recupera con factura; en IRPF solo si cumple los requisitos de dieta. |
| Seguro médico privado | No | Sí (hasta 500 €) | Los seguros médicos están exentos de IVA; en IRPF son deducibles hasta el límite legal. |
Deducir en IRPF un gasto que Hacienda no acepta puede generar una liquidación con intereses de demora más recargo de apremio. Ante la duda, consulta siempre con tu asesor antes de incluir un gasto en tu declaración. Es mucho más barato preguntar que regularizar.
Los 5 gastos que ningún autónomo debería olvidar
Cuota RETA
100 % deducible, sin discusión. Si no la estás apuntando mes a mes en tu libro de gastos, empieza hoy.
Suministros del hogar
El 30 % de la proporción de m² afectos. Muchos autónomos no lo aplican porque desconocen la fórmula.
Seguro médico
Hasta 500 €/año por titular y por cada familiar. Son cientos de euros que Hacienda te devuelve si lo declaras bien.
Formación
Cursos, libros técnicos, congresos, subscripciones a plataformas de aprendizaje. Todo 100 % deducible con factura.
Asesoría y gestoría
Los honorarios de tu asesor son 100 % deducibles. En la práctica, una buena asesoría se paga sola con las deducciones que aplica.
Software y suscripciones
Herramientas de diseño, facturación, contabilidad, almacenamiento cloud. 100 % deducibles si son para la actividad.